이번 글에는 비효율적인 회의를 선호하지 않는 MZ세대의 회의 특징을 자세히 적어보려 한다.
회의 전부터 승부가 갈린다: 사전 공유와 명확한 목표 설정
MZ세대는 비효율적인 회의를 극도로 싫어하는 경향이 있다. 기성세대가 중요하게 여겼던 대면 회의나 장황한 보고 문화보다는, 빠르게 결론을 내리고 실질적인 행동으로 이어지는 회의를 선호한다. 그렇다면 이들은 어떻게 1시간짜리 회의를 10분 만에 끝낼까? 가장 중요한 것은 회의가 시작되기 전부터 이미 결론을 내릴 수 있도록 준비하는 것이다.
첫 번째 핵심은 사전 공유 문화다. 기존의 회의 방식은 회의에 참석한 후에야 안건을 공유받고, 내용을 숙지하는 데 많은 시간을 소비하는 방식이었다. 하지만 MZ세대는 회의 전에 안건을 미리 공유받고 내용을 숙지한 후 참석하는 방식을 선호한다. 이렇게 하면 회의 시간 동안 논의해야 할 주요 쟁점만 다룰 수 있어 회의 시간이 획기적으로 줄어든다. 이를 위해 슬랙, 노션, 구글 문서와 같은 협업 툴을 적극 활용한다. 미리 문서를 읽고 코멘트를 남기거나, 질문 사항을 정리해 둔다면 회의 중에는 불필요한 설명을 생략하고 바로 핵심 논의로 들어갈 수 있다.
또한, 사전 공유를 통해 참석자가 각자의 의견을 미리 정리할 수 있어 회의 내에서 불필요한 잡담이나 추가적인 설명을 줄일 수 있다. 사전 공유 과정에서 참가자들은 반드시 논의할 핵심 사항을 명확히 인지하고, 그에 대한 입장을 정리해 올 수 있다. 이렇게 하면 회의에서 나올 수 있는 불필요한 질문이나 논쟁을 최소화하고, 회의 시간이 단축될 수 있다.
두 번째로 중요한 것은 명확한 목표 설정이다. 기존의 회의가 ‘의견을 나누는 자리’였다면, MZ세대가 원하는 회의는 ‘결정을 내리는 자리’다. 따라서 회의를 소집할 때에는 반드시 목표를 설정해야 한다. 예를 들면 ‘A 프로젝트의 진행 방향을 결정한다’, ‘신규 서비스의 가격 정책을 확정한다’처럼 회의의 목적이 구체적이어야 한다. 이렇게 하면 회의 참가자들은 주어진 목표를 달성하는 데 집중할 수 있으며, 쓸데없는 논의를 줄일 수 있다.
목표 설정에서 중요한 것은 ‘논의의 우선순위’를 정하는 것이다. 회의에서 다뤄야 할 항목이 여러 개라면, 가장 중요한 사안부터 논의하고 나머지는 비동기식으로 처리하는 것이 이상적이다. MZ세대는 회의 중 논의할 항목을 최소화하고, 필수적인 결정 사항만 다루는 것을 선호한다. 이를 통해 모든 참석자가 회의의 본질적인 목표에 집중할 수 있으며, 불필요한 논쟁을 방지할 수 있다.
‘회의=토론’이 아니다: 빠른 의사결정을 위한 실용적 접근
기존의 회의 문화에서는 ‘토론’이 중요한 요소로 작용했다. 다양한 의견을 공유하고, 서로의 생각을 조율하는 과정에서 회의 시간이 길어지는 경우가 많았다. 하지만 MZ세대는 토론보다는 빠른 의사결정과 실용성을 더 중요하게 여긴다. 그렇다면 이들은 어떻게 회의 시간을 최소화하면서도 최적의 결정을 내릴까?
첫째, 회의 내내 핵심만 이야기한다. 기존 회의에서는 참석자들이 자신의 의견을 길게 설명하고, 과거 사례를 언급하거나 배경지식을 제공하는 경우가 많았다. 하지만 MZ세대는 불필요한 설명을 최소화하고 핵심적인 정보만 교환하는 방식을 선호한다. 특히 ‘두괄식’ 화법을 사용하여 핵심 메시지를 먼저 전달한 후, 필요할 때만 추가 설명을 하는 것이 일반적이다. 예를 들어, “우리는 현재 A안과 B안을 고려하고 있으며, B안이 더 경제적이므로 B안을 선택하는 것이 좋겠습니다”와 같이 결론을 먼저 말하고 논리를 설명하는 식이다.
또한, MZ세대는 회의에서 논의할 내용이 많으면 미리 문서화하여 공유하는 방식을 활용한다. 예를 들어, 발표자료나 문서를 사전에 공유한 뒤 참석자들이 개별적으로 내용을 검토하고, 회의에서는 핵심 사항만 논의하는 방식이다. 이를 통해 반복적인 설명 없이 바로 논의에 집중할 수 있다.
둘째, 결정권자가 명확한 회의 구조를 만든다. 과거에는 모든 참석자가 동등한 발언권을 가지면서 합의를 도출하는 방식이 많았다. 하지만 MZ세대는 의사결정권이 있는 사람이 결론을 내리는 구조를 선호한다. 즉, 의견을 교환하는 과정은 짧게 가져가되, 최종적으로 누가 결정을 내릴 것인지 명확히 한 후 회의를 진행하는 것이다. 이러한 방식은 의사결정 속도를 높이고, 불필요한 논쟁을 방지하는 데 도움이 된다.
셋째, 비동기식 의사결정 방식을 적극 활용한다. 기존의 회의는 실시간으로 진행되는 것이 일반적이었지만, MZ세대는 비동기식 커뮤니케이션을 적극 활용한다. 예를 들면, 슬랙이나 이메일을 통해 사전 의견을 수집하고, 문서 댓글을 통해 피드백을 교환하는 방식이다. 이렇게 하면 꼭 필요한 사람만 회의에 참석할 수 있으며, 실시간 회의 없이도 효과적인 의사결정을 내릴 수 있다.
회의 후 피드백과 실행까지 빠르게 마무리
회의를 짧게 끝내는 것만큼 중요한 것이 회의 후속 조치다. 아무리 짧은 회의를 했더라도, 실행이 제대로 되지 않으면 아무런 의미가 없다. MZ세대는 회의 후 즉시 실행할 수 있도록 체계적인 후속 조치를 마련하는 것에 집중한다.
첫째, 회의록은 요약본으로 간결하게 정리한다. 기존 방식에서는 회의록을 장황하게 작성하고, 회의 내용을 하나하나 기록하는 것이 일반적이었다. 하지만 MZ세대는 회의록을 간략하게 요약하는 방식을 선호한다. 핵심 내용, 결정 사항, 다음 액션 플랜만 정리하여 공유하고, 담당자별로 해야 할 일을 명확히 지정하는 것이다.
둘째, 즉각적인 실행으로 이어진다. MZ세대는 ‘회의에서 논의한 내용을 바로 실행하는 것’을 중요하게 여긴다. 회의가 끝나자마자 관련 작업을 협업 툴에 등록하고, 마감 기한을 정한 후 담당자를 배정하는 것이 일반적이다. 또한, 진행 상황을 지속적으로 업데이트할 수 있도록 체크인 미팅이나 자동화된 리마인더 시스템을 활용하는 경우도 많다.
셋째, 지속적인 피드백을 통해 효율성을 높인다. MZ세대는 회의의 효율성을 지속적으로 개선하는 데 관심이 많다. 따라서 회의 후에는 ‘이 회의가 효과적이었는가?’ 등의 질문을 통해 피드백을 주고받는다. 이를 통해 더 나은 방식으로 회의를 개선할 수 있다.